בכירים בהייטק מייעצים: כך תנהלו נכון את הזמן שלכם

ליל הסדר כבר מאחורינו, הבית מצוחצח (אם לא לוקחים בחשבון את פירורי המצות) והילדים כבר שקעו בשגרת החג - דווקא עכשיו הגיע הזמן לעשות חשבון נפש ולנסות לעשות סדר גם בשולחן העבודה שלכם. פנינו למספר בכירים מהאקוסיסטם הטכנולוגי בישראל ודלינו  שלל טיפים לגבי ההתמודדות שלהם עם כל מטלות היום-יום הטורדניות שנדמה ולא נגמרות לעולם, דוגמת: מיילים פתוחים שנצברו, משימות שלא מגיעות לסיומן, פגישות שנדחות וחוסר יכולת לבצע מעקב

נתי אברהמי מנכ"ל טלדור

"כשאני חושב על מנהל מיד עולה לי אסוציאציה של לוליין שמעיף המון כדורים באוויר" אומר אברהמי. "לכל מנהל יש כמות רבה של פרויקטים/אירועים באוויר, ולעתים יש הרגשה של הצפה כשאנחנו מנסים לטפל בהכל בו זמנית. הנטייה הטבעית תהיה לעבוד בחיפזון, והחלטות חשובות עלולות להתקבל בצורה לא נכונה. להיות מנהל טוב בעיני אומר להכיר כל אחד ואחד מהכדורים שיש לו באוויר, לדעת מה הוא הפוטנציאל הגלום, כמו גם את הסיכונים שטמונים בכל אחד מהם, ומה הסטטוס של כל אחד. המנהל חייב לעבוד מסודר ורגוע למרות הלחץ. לנתח כל "כדור" ע"ב עובדות ולא אמוציות (לעבוד מהראש ולא מהבטן), להקפיד שהעובדות מדויקות, נכונות ומסתמכות על נתונים אמפיריים עד כמה שניתן. חשוב לדעת לברור נכון באילו מהכדורים יש לטפל בצורה אישית ואינטנסיבית, באילו מהם אפשר להעביר לדרגים נמוכים יותר ומהי רמת הפיקוח הנדרשת. מנהל שינסה לטפל בהכל בעצמו, ולא יעבוד מדויק ונכון, שכרו יצא בהפסדו - לעתים הוא יטפל במשימות פחות דחופות על חשבון המשימות החשובות באמת ולעיתים עלול לשגות בהחלטות לא נכונות".

ענבל לביא, מנכ"לית קבוצת וובפאלס

"בכדי למנכ"ל חברה המעסיקה 400 עובדים ומפעילה יותר מ 2,000 אתרי תוכן שונים בשלוש יבשות – חייבת להיות שיטה. לכל מנהל השיטה וההרגלים שלו, אבל מה שעובד בשבילי זה תכנון קדימה ועבודה ללא ניירת.
ארגז הכלים שלי מורכב מניתוח דוחות ביצוע יומיים, האצלת סמכויות למנהלים המשמשים "כמנכ"לים" על תחומי ההתמחות שלהם וחיסכון במשאב המתכלה היקר מכל - הזמן. אלה הם שלושת עקרונות ניהול הזמן הבסיסיים שלי. משולש שלתוכו נכנסים היעדים, המשימות, הפגישות והבלת"מים" אומרת לביא.

"את שבוע העבודה אני מחלקת לימי Outdoor בהם אני מרכזת את כל פגישות העבודה מחוץ למשרד. כך אני חוסכת את זמן הנסיעה היקר הכרוך ביציאה וחזרה למשרד. גם בתוך ימי ה Indoor המתנהלים מהמשרד אני מקפידה על חלוקה פנימית – פגישות שוטפות ופגישות עם גורמים חיצוניים. מי שעובד איתי כבר יודע שאני מבקשת לראות את המצגות לפני הפגישה כדי שאגיע מוכנה עם השאלות הנכונות ולעיתים גם עם פתרונות, והכל בכדי לחסוך בזמן. גם בחירה נכונה ומצומצמת של המשתתפים בפגישות הופך אותן ליעילות הרבה יותר וכך גם הכנסת Action items לנייד במהלך הפגישה הופך אותה לפרודוקטיבית, ובסופה כל אחד מהמשתתפים יודע מה בדיוק לעשות ומתי. שיטת הניהול שלי עובדת, אבל בכדי לא ליצור פערים ובעיקר בגלל הפרשי השעות בין ישראל – קוריאה – וארה"ב, בהן מתרכזת עיקר הפעילות העסקית של קבוצת Webpals, אני עובדת גם בלילה וכמובן מקפידה לסגור לעצמי ביומן זמן לטיפול במיילים וחשיבה על היום של מחר".

קובי מרנקו, מנכ"ל חברת arbe

קובי מרנקו, מנכ"ל חברת arbe, משתף את הטיפים שלו למנהלים הישראליים ומציע לכל מנכ"ל למפות מה חיוני ולהתמקד רק בזה, לא להשקיע זמן במה שאינו חיוני והוא רק "חשוב". קובי ממליץ להבין היכן הארגון או המנכ"ל חלשים ולמצוא מנטור או מומחה בתחום, שכבר עשו את זה ויכוונו להצלחה." לרוב, מנכ"לים ומנהלים מאוד עסוקים במהלך שעות העבודה, אך הם זקוקים לזמן חשיבה. ניתן למצוא את הזמן הזה תוך כדי אימון, במהלך ביקור בתערוכה או במהלך יום העבודה. כשנתקלים באתגר קשה, חשוב שמנהלים יפנו זמן ממטלות על מנת לחשוב".

רועי מן וערן זינמן מייסדים ומנכ"לים שותפים, מאנדיי.קום

רועי מן וערן זינמן, היו חלק מצוותי טכנולוגיה ויזמות בחברות שונות וסבלו מהצפה ועומס מנטלי בכל צוות בו היו חברים. החל מתכתובות אימייל ארוכות, וואטסאפים, לקוחות עצבניים בטלפון, עשרות טבלאות אקסל ועוד -כל אלו הציפו את השולחן הוירטואלי והלא וירטואלי של השניים והובילו לבסוף לפיתוח של מאנדיי, כלי שמאפשר שיתוף פעולה ושקיפות ארגונית על מנת שאנשים יוכלו להיות הגרסה הכי טובה של עצמם בעבודה. "הסוד שלי ליעילות" אומר רועי מן, מנכ"ל ומייסד שותף של מאנדיי, "הוא לדעת לשתף את הצוות ביעדים האמיתיים של החברה ולא לתרגם את זה ליעדים אישיים של כל אחד מהם בנפרד. זה מאפשר לכל אחד להניף דגל בזמן, כך הצוות כולו תומך במאמץ הכולל ואני לא צריך כל הזמן לכוון כל אחד לחוד. גיליתי בשלב די מוקדם בקריירה שלי , שכשאני שומר על תקשורת ושקיפות מול כל החברה וגם בכל צוות, אני לא מתמודד עם אף בעיה או אתגר לבד. הצוות כולו תמיד נרתם גם להבין את הבעיות בדרך וגם לפתור אותם, ביחד".

חמי כץ, מנכ"ל Namogoo

חמי כץ, שותף מייסד ומנכ"ל חברת הסטרטאפ Namogoo, המאפשרת לאתרי מסחר און ליין לשמר חווית קניה נקיה מהפרעות והסחות בכל נקודות הממשק מול הלקוחות, אמר: "אין דבר כזה שולחן נקי בסטארט אפ, כי כל הזמן נוצרות משימות. הדרך להתמודד עם ריבוי משימות היא באמצעות שני כללי ברזל: תעדוף והאצלת סמכויות. ברמת התעדוף, אני מסתכל על המשימות הנמצאות מולי ואני שואל את עצמי אם זאת משימה אפקטיבית או כזאת שרק תגרום לי להיות עסוק? חשוב לי לבחור בין 3 ל-5 משימות שיעזרו לי ליצור אימפקט ובהן אני מתמקד. בנוגע להאצלת סמכויות, צריך לגייס לארגון אנשים מנוסים שמביאים ערך נוסף לחברה. אז אפשר להאציל אליהם משימות חשובות וככה אתה מפנה לך עוד מקום ומשאבים להניע ולפתח את הארגון".

אמיר חבר, מנכ"ל ומייסד חברת UVEYE

להלן הטיפים לניקוי השולחן ממשימות של אמיר חבר, מנכ"ל ומייסד חברת UVEYE, המאפשרת סריקת רכבים מלאה תוך שניות מעטות: פגישות עבודה הן מסוג הדברים שחייב לקיים אבל גם גורמים לדחיית משימות. על מנת לנהל את הפגישות האלה נכון, אמיר חבר, מנכ"ל ומייסד חברת UVEYE, דואג שפגישות העבודה יהיו תכליתיות עד כמה שאפשר, לכן כל פגישה נקבעת ל-30-45 דקות בלבד. בתחילת כל פגישה, מי שזימן את הפגישה יגדיר את מטרת הפגישה ובכל פגישה בה יש לקבל החלטות יהיו נוכחים עד ארבעה אנשים בלבד. על מנת לשמור על פרודוקטיביות בעבודה, אמיר מציע להגדיר ימים מסוימים למשימות השוטפות, ולפרויקטים חשובים מגדירים צוותים חוצי ארגון. כדי לרענן את השגרה וקצת לצאת מהקופסא, במשך יומיים בשבוע עובדי ההנהלה מתחילים לעבוד מחוץ למשרד עד 11 בבוקר. בנוסף, נראה שתמיד יש כמה משימות שעבדנו עליהן המון זמן אבל הן לא התקדמו או נדחקו הצידה, לכן בכל חודש בחברת UVEYE, כל עובד מעביר סיכום של המשימות שלא הצליח לקדם במטרה לפתור זאת בחודש הבא.

דוראל ישי, מייסד ומנכ"ל בית פיתוח התוכנה AnyApp Software

"אני ממליץ להקדיש שעה בתחילת היום ושעה בסוף היום למתן מענה למיילים. החיבור התמידי שלנו למייל מסיח את דעתנו, וגורם לחוסר פרודוקטיביות בעבודה היומיומית. הגבלת השימוש במייל לשעות קבועות, תפנה לנו זמן רב במהלך היום לטובת סגירת משימות פתוחות". טיפ נוסף שנותן ישי הוא סגירת התראות ואינטרנט בטלפון בזמן העבודה "הודעות, וואטסאפים, מיילים, נוטיפיקציות מאפליקציות שונות ומהרשתות החברתיות - כל אלה מסיחים את דעתנו באופן תמידי במהלך היום. אם תכבו אותם (ולרציניים שבכם – תמחקו אותם), היום שלכם יהיה שקט יותר, פרודוקטיבי יותר ויתפנה לכם זמן רב שתוכלו להקדיש לסיום משימות פתוחות".

יואב שרייבר, ממייסדי Glassbox (גלאסבוקס)

לדברי יואב שרייבר, ממייסדי Glassbox (גלאסבוקס) המפתחת פלטפורמה לניהול לקוחות דיגיטליים, יש 3 דברים חשובים, שיסייעו לא רק ב"ניקיון השולחן" אלא גם בהצלחה המיזם "הדבר הראשון הוא פוקוס. לבחור את הדברים שבהם מתמקדים ולדעת "לזנוח" ולעזוב כל מה שמחוץ לפוקוס. הדבר השני הוא עבודה קשה – ככל שנעבוד יותר, נספיק יותר. אי אפשר לברוח מזה. ולבסוף לעבוד כמובן עם אנשים טובים ומוכשרים".

יוסי משולם, מנכ"ל חברת Ripples 

משולם בחר להתמקד בשתי חולשות עיקריות:

ניהול ה-INBOX- "כשזה מגיע למיילים, הבעיה העיקרית היא שאנחנו נותנים ל- inbox לנהל אותנו במקום שאנחנו ננהל את מטח המיילים היומי. בניהול נכון, אנחנו לא מופעלים על ידי כל ציפצוף של מייל נכנס (כבו את האופציה) אלא עוברים על הספרייה פעמיים-שלוש ביום. אם מישהו צריך אתכם דחוף הוא יידע למצוא אתכם בדרך אחרת. במידה ואתם מחכים למייל דחוף או חשוב, סמנו את אותו אדם כ-VIP זמני והטלפון יודיע לכם כשהמייל ממנו יגיע".

ניהול היומן: "יש כמה דרכים יעילות לנהל יומן בתורה חכמה: דבר ראשון, תקבעו פגישה שבועית או דו-שבועית עם כל אחת מחברי הצוות הישירים שלכם. דבר שני, בין פגישה לפגישה העובד מקבץ נושאים לא דחופים לעדכון והתייעצות, העובד יודע שהנושאים יקבלו מענה, ומכאן שהתקשורת היומיומית הופכת להיות ממוקדת ויעילה יותר. בכך נשמר קשר ישיר ואישי עם כל עובד, גם אם עובדים שלא יוזמים גישה אליכם. כמו כן, היומן המובנה של המיילים קובע בד"כ פגישות של שעה. ברוב הפגישות, חצי שעה מספיקה בהחלט. והדבר הכי חשוב, פעמיים-שלוש בשבוע תנעלו לכם חלון של שעתיים. זה זמן סופר חשוב שיוציא אתכם מרכבת ההרים היומית של פגישות-בוקר-עד-ערב ויאפשר לכם זמן חיוני לחשיבה, ולדבר עם עובדים שבדרך כלל לא מגיעים אליכם למשרד".

רונן אנגלר, מנכ"ל חברת see.V וסמנכ"ל מכירות במטריקס

"מנכ"ל של חברה לא יכול להרשות לעצמו לנקות שולחן פעם בחודש, וגם לא פעם בשבוע", אומר רונן אנגלר, מנכ"ל חברת see.V, המתמחה בגיוס טאלנטים בתחומי התוכנה לסטרטאפים, וסמנכ"ל מכירות במטריקס, "זה חייב להיות חלק בלתי נפרד משגרת העבודה היומית, זה צריך להיות חלק מה DNA. אחרת דברים נופלים בין הכיסאות. אני עובד ב"ניקוי שולחן" כל הזמן: משימות שמצריכות תשומת לב מיוחדת, תשובות שהגדרת דדליין להשלמתן, מיילים, הודעות וואטסאפ שהצטברו, דברים שאני רוצה לקדם ועוד ועוד. זה מאפשר לי להתחיל את היום באופן רגוע. אני ממליץ בחום לכל אנשי ונשות ההייטק להטמיע "ניקוי שולחן" כשגרת חיים. הרי כל מי שעובד בתחומי ההייטק מתמודד עם לחצים ועומסים שונים, וניהול נכון של זמן צריך להיות חלק בלתי נפרד מתרבות העבודה".

"דמיינו מצב שאתם עומדים במרכזו של מעגל וסביבכם עשרות שחקנים. כל דקה מישהו אחר זורק אליכם את הכדור שבידו. ככל שנקדים להחזיר את הכדור, כך נשאר עם ידיים ריקות, ומוכנות לכדור הבא. כמנכ"ל, אני עומד במרכזו של המעגל ומסביבי עובדים, לקוחות, ספקים, שותפים עסקיים, מועמדים לעבודה ועוד. כל אחד בדרכו זורק את הכדור: חלק נכנסים לחדר עם שאלה, חלק שולחים מייל, הוואטסאפ והמייל לא עוצרים לרגע, הודעות בלינקדאין, השארת הודעה אצל המזכירה ועוד ועוד. בין לבין פגישות עבודה פנימיות ועם לקוחות, הודעות שלא נענו, תקלות בלתי צפויות. העובדה שסיגלתי לי כשגרת חיים את היכולת כל הזמן להגיב ולהחזיר את התשובה בצורה המהירה והיעילה ביותר, מאפשרת לי להישאר עם מינימום משימות, כך שאני תמיד מוכן לתפוש את "הכדור הבא".

"אני מעביר הרבה משימות הלאה לאנשיי, ואני משתדל להטמיע הרגל של "ניקוי שולחן" ומענה מהיר גם אצלם. הרי אי ביצוע המשימות באופן מהיר על ידי העובדים שלי, מצריך ממני עוד משימה, הפעם של מעקב אחריהם. דבר נוסף שעוזר לי מאוד: להתמקד במשימה אחת בכל פעם, בלי לאפשר להפרעות ולרעשי רקע שונים להסיח את דעתי. רבים מאנשי ההייטק יושבים באופן ספייס, אחד החסרונות הגדולים של סגנון העיצוב הזה, אשר השתלט על המרחב המשרדי, הוא ההפרעות הרבות לריכוז. במקרה שלי, אני אוהב להשאיר את דלת המשרד שלי פתוחה, כך שהרבה פעמים ניגשים אליי אנשים במהלך העבודה. אני משתדל מאוד להתמקד במשימה אחת בכל פעם עד שאני משלים אותה, כי הרבה מאוד זמן הולך לאיבוד כל פעם שאנחנו עוברים מקונטקסט אחד לשני. בנוסף, כל משימה שלא השלמתי, עוברת לטיפול בזמן "ניקוי השולחן" בתחילת היום המוקדם או בסוף היום, ואני משתדל לצמצם את הכמות המצטברת.

לבסוף, טיפ מאוד חשוב, שמאפשר לי למצוא את הזמן במהלך השנה לפרויקטים מיוחדים: מדי חודש, אני בוחר לעצמי דבר אחד חשוב, שאני רוצה לקדם מעבר לעבודה השוטפת, ומרגע שבחרתי, אני מקדיש מספר שעות מדי שבוע אך ורק לדבר הזה. זה מאפשר לעשות מהלכים ושינויים אסטרטגים בעבודה וגם בחיים".

מוטי ארנון, מנהל יחידת Illumeo – with Adaptive intelligence ומנהל תפעול ושירות גלובלי בחטיבת האינפורמטיקה של פיליפס 

"הכל מתחיל בסדרי עדיפויות – מה באמת חשוב ומה דחוף" אומר ארנון. "שאלה חשובה מאוד שמנהלים צריכים לשאול את עצמם היא – 'במה אני צריך להיות מעורב ועד כמה אפשר להאציל סמכויות? אם התשובה היא שהמנהל צריך להיות מעורב בכל דבר, כנראה כדאי להקדיש מחשבה למבנה הארגוני התומך או לכישורים האחרים שצריך לבנות בארגון כדי לשחרר את המנהל ולאפשר לו להתמקד בדברים המהותיים באמת. לחילופין, הדבר מחייב הסתכלות פנימית של המנהל על דרך התנהלותו. אסור שהיכולת להניע ארגון תהיה תלויה באילוצי הזמן של המנהל".

"דרך התנהלות יעילה שמצאתי היא להגדיר מראש ברבעון, חודש או שבוע את ההישגים הנדרשים לאותה תקופה – מדובר ברשימה של מספר נושאים מועטים שעליהם לקרות או יש לסיים אותם. פעילויות אלו גוזרות את הפגישות ההכרחיות ואת נקודות ההתערבות ביומן. שימוש בתכונה פשוטה באאוטלוק של סימון פגישות בצבע מסוים מאפשר לעקוב אחרי הנושאים החשובים גם וויזואלית. "לעולם רשימת הנושאים בעדיפות לא תדרוש יותר מ-60%-70% מהזמן, שהוא למעשה הזמן הפנוי האמיתי. שארית הזמן תוקדש לטפל בדברים לא צפויים ונושאים אחרים. בכל הנוגע לדוא"ל – זוהי מחלה מוכרת שאין לה מרפא, אך יחד עם זאת, יש מספר טיפים שיכולים להקל עליה חלקית:
לא חייבים לדעת הכל. צריך להגדיר – קודם כל לעצמכם ולעובדים אתכם – מהם הדברים החשובים ומהם הדברים שלא הכרחי לדעת דרך הדוא"ל. זה תלוי ברשימת העדיפויות, בהתנהלות הארגונית ובהאצלת הסמכויות. אין צורך להוסיף אתכם להעתק של כל אי מייל. טלפון/סקייפ/ או כל דרך התקשרות קולית אחרת – שיטה מעולה לסגור דברים מהר ולחסוך דוא"ל רב. עוברים פעם אחת על הדוא"ל – מקדישים זמן תחום מראש כדי לעבור על דוא"ל ומטפלים בו במקום. מסמנים אנשים או נושאים חשובים בדוא"ל ובהם מטפלים ראשונים".

תום ליבנה, מנכ"ל ושותף מייסד בחברת הסטרטאפ Verbit

לדברי תום ליבנה, מנכ"ל ושותף מייסד בחברת הסטרטאפ Verbit, המתמחה בטכנולוגית זיהוי דיבור (Speech to text) ומשלבת בינה אנושית המאפשרת לספק שירותי תמלול וכתוביות, הרי שלנקות את שולחן העבודה בסטרטאפ בצמיחה זו ממש אקסיומה, בעיקר מכיוון ובכל רגע נתון מנהל עושה עשרות פעולות והחלטות במקביל ולכל פעולה כזו ישנן עשרות השלכות אפשריות. לכן, לא משנה כמה נרצה לנקות את השולחן, הוא לעולם לא יהיה באמת נקי.

"איך מתמודדים עם אין ספור משימות ובמקביל ניהול של עשרות עובדים, ואיך שומרים על איזון ומגיעים למצב של רגיעה יחסית לפני החג ואצלי בימים אלה יציאה לירח דבש? אתן כמה טיפים שעוזרים לי בזמנים כאלה: 1. פגישות - תמיד יש את הפגישות שנדחות ולא תואמו, וכל מיני פגישות שרצינו ליזום ולא עשינו. אנשים שפגשנו בכנס בו השתתפנו, אנשים שהכרנו באמצעות לינקאדין אירועים חיבורים דרך משקיעים . בעולם היזמות לפעמים עבודה של שנה יכולה להיות שווה לפגישה אחת איכותית עם האדם הנכון. לכן חשוב מאוד לא למסמס את הפגישות הללו ולא לדחות אותן. הרגע שלפני החג הוא הזדמנות מצויינת לייצר רשימה של פגישות ולפנות לכל אותם אנשים ולברך אותם בחג שמח ולנעוץ ביומן את אותן פגישות שהתמסמסו. 2. משימות לא חשובות- את המשימות הפחות חשובות שווה להזיז לאחרי החג, לפני תקופת חג אני ממיין ומעביר את כל אותן משימות לרבעון הבא אם אפשר וכך אני מייצר "ניקיון" לתקופה הקרובה, כי לא הכל חשוב לטיפול מיידי. 3. חובות- אני בודק עם האנשים שאני בממשק יומיומי איתם האם יש חובות שלא טופלו, כל אחד מהמנהלים תחתי מוזמן לפגישה ובה אנחנו חושבים יחד ומתכננים את המשימות החשובות ואיך נסגור אותן לפני החג ומנסים להעביר את חלקן קדימה על פי תעדוף"

נועם שחר, מנהל תוכניות אסטרטגיות בחברת הטכנלוגיה אפלייד מטיריאלס

"אני לא אחדש כשאומר כי שני זוללי הזמן וה"אויביים" הגדולים של האפקטיביות האישית/אירגונית הם ניהול המיילים והישיבות" אומר נועם שחר. לכאורה שני כלים נפוצים וזמינים מאד שנועדו לקדם החלטות ופעילויות באירגון, אך פה גם טמונה הסכנה כאשר נעשה בהם שימוש יתר עם הקפדה חלקית על המטרה לשמם נועדו . כמה פעמים שאלתם את עצמכם: למה אני מכותב למייל הזה ?.... האם עלי להשיב עכשיו או עדיף לחזור מחר אחרי שאבדוק מספר פרטים ?..... על מה בעצם הישיבה ? ....האם התקבלה החלטה או האם ניתן לקבל החלטה בפורום הישיבה הנוכחי ?.... אם השאלות הנ"ל נראות לך מוכרות אתה לא לבד וכנראה שיש לא מעט פעולות שיאפשרו לך עבודה יומימית אפקטיבית יותר, הנה כמה עצות פרקטיות לקראת חג האביב ובכלל באופן שוטף:

Mail Chain - המנעו מלהמשיך במייל צ'יין (שרשור מיילים) מעבר לשתי תגובות, בד"כ לא אפקטיבי על מנת לקדם את הנושא המקורי לשמו נכתב. נסה אמצעי אחר כדי לקדם את העניין , שיחת טלפון או פגישה קצרה .
Quorum - פזרו ישיבה שבה לא נוכחים הפורום המינימלי לקידום הנושא ..." אם כבר הגענו אז בואו נדבר....." , סיבה כל כך נפוצה ומיותרת לקיום ישיבות
"סיכום ההבנות" – לא פעם ישיבה מאד ערה ,ולכאורה אפקטיבית , מסתיימת כאשר לא כל הנוכחים תממי דעים לגבי ההבנות שהושגו ... הגדישו 5 דקות אחרונות לסיכום
"הכנה טובה דורשת זמן.... " - וודאו שזמן זה משוקף ביומן ..... אחרת תמיד תגררו פגישות אל מעבר לשעות העבודה. דחוף תמיד יבוא לפני החשוב ......לכן וודא שהדחוף אכן דחוף !! נשמע קל ? תבדוק את עצמך שוב ...."

יונתן אטיאס, שותף מייסד ומנכ"ל Sayollo (סייולו)

יונתן אטיאס, שותף מייסד ומנכ"ל Sayollo (סייולו) מספר כי "על מנת להיות כמה שיותר פרודקטיביים, ממשקנו את כל החברה במערכת הNotion, שם דאגנו שכל משימה שנכנסת וכל מי שצריך לקבל מענה וכל פרט קטן שזז בחברה יהיה רשום ומתועד שם, כולל ישיבות וכולל קבצי אקסל של מחלקת המכירות. רמת הסדר והארגון שם יצרה עבור החברה סינרגיה מדהימה שמאפשרת לנו להיות יעילים וממוקדים לפי סיווג דחיפות המשימה. בנוסף, יש לחברה אחראי ניתוב בתוך המערכת שדואג לראות שהכל עובד כשורה שם ושמשימות אכן מתקדמות ומתבצעות. המערכת מצד אחד יוצרת מצב של מחויבות, אך מצד שני יוצרת אחריות כלפי הלקוחות החיצוניים על מנת שיקבלו את המענה המדייק ביותר והמהיר ביותר". טיפ נוסף נוגע למענה נכון למיילים ולתיאום הפגישות "כל מייל שנכנס, שאינו מייל פנימי, מסווג אוטומטית בתוך מערכת המיילים ומידת המענה אליהם עובר לפי תיקיות - אם המענה קצר עונים מיד. במידה ויש צורך למענה מעמיק זה עובר לתיקיית ה 'עד 24 שעות' ומקבל את תשומת הלב בזמן שמתפנה ביום המיועד לזה. זה מאפשר לנהל שגרת יום סדירה ויעילה. לגביי פגישות, משתדל שרוב הפגישות יתקיימו בשעות הבוקר, שם הראש רענן ופתוח לשמוע. צהריים ואחר הצהריים זה הזמן לפוקוס עבודה".

יניב בן ישי סמנכ"ל שיווק SQLink

"יש כיום כלים טכנולוגים שמסייעים לנהל משימות, כמו Trelo" אומר בן ישי - תוכנה המאפשרת שיתוף משימות עם קבוצות ומייעלת כך מאוד את העבודה. אני גם מאוד ממליץ לעבור לוואטסאפ, במיוחד כיום כשהוא על המחשב ולא מצריך מאמץ בהקלדה ידנית ולפתוח וואטסאפים קבוצתיים שיש להם מטרה מוגדרת. כל התגובות נמצאות בשיחה והמון מיילים קצרים רק לתגובות נחסכים כך, אני בכלל ממליץ להגדיר 3 פעמים ביום למענה מרוכז למיילים. המיילים שואבים תשומת לב מיותרת - המיידיות גוזלת זמן ומסיתה ממשימה למשימה".

עמית בן שחר, מנהל תחום בינה מלאכותית ב-LogMeIn

"תפקיד ניהולי, על אחת כמה וכמה בתחום ההייטק, דורש שליטה ובקרה על המון תהליכים במקביל, מהירות תגובה וחדות" אומר בן שחר. "הדבר מחייב ניהול זמנים נכון וביצוע פעולות באופן מסודר ואחראי על מנת לעמוד בכל המשימות והדרישות של הארגון. יחד עם זאת, על תפקיד המנהל מוטלת אחריות גדולה הרבה יותר, שכן הוא במקרים רבים זה שמעכב משימות של עובדים או קולגות או נותן את האור הירוק לביצוען. לכן, אמנם מנהל חייב להיות קשוב לניהול המשימות שלו אך גם של עובדיו. אחת הפעולות החשובות ביותר היא לנצל הזדמנויות לתת פידבק לקולגות ולעובדים שלך, להעצים אותם ולתת להם תחושה שאתה סומך עליהם כדי לאפשר להם לנוע קדימה. התקדמות שלהם היא בסופו של דבר גם ההתקדמות שלך כמנהל".

"אחת הסיבות הבסיסיות ביותר לעומס וחוסר סדר בעבודה זה בלגאן בתיבת האימייל. כאשר אתם מרגישים שתיבת האימייל שלכם מפוצצת ואיבדתם שליטה, קחו לכם שעה והתחילו לעשות סדר בדואר שעוד לא קראתם. למשל, כל מייל שמצאתם בן יותר משישה שבועות - הארכיון השליכוהו, וכל מייל בן יותר משבועיים – עברו עליו ברפרוף ואם הוא לא חשוב מאוד העבירו גם אותו לארכיון. כעת, קחו את הזמן כדי לבחון את מה שנשאר לכם, השיבו למיילים או טפלו במשימה שיש לבצע וצאו לליל הסדר עם תיבת אי מייל נקיה מחמץ.

"בעיה נוספת" אומר בן שחר, " היא המטלות שנדחקות הצידה. לכל ארגון יש תמיד רשימה של באגים שצריך לטפל בהם אך הם אינם בראש סדר העדיפויות של הארגון כי תמיד יש משהו יותר חשוב לעכשיו. כדי להתמודד עם התסמין הזה אנחנו ב-LogMeIn אימצנו את שיטת ה- Bug-Hunt (צייד באגים) – אנחנו עורכים אחת לתקופה מעין האקתון לפתירת באגים בארגון. מדובר ביום אחד ועד ספרינט שלם (עד כשבועיים) המוקדש אך ורק כדי לאפשר לעובדים לנקות חובות, כאשר אנחנו מתחלקים לקבוצות ואפילו מקיימים תחרות נושאת פרסים. כך למשל ב-Bug-Hunt האחרון שלנו בחברה עסקנו במיתוג המשרדים ועיצבנו אותם ברוח צייד הבאגים על מנת לייצר סביבת עבודה המשרה אווירה של שיתוף פעולה וגאות יחידה".

שגיא דודאי, ה- CTO של Vonage

"עומס משימות, מיילים הנכנסים ללא הפסקה, פגישות ועוד פגישות והרצון למצוא גם את הזמן להיות פרואקטיביים הם חלק בלתי נפרד מחיי היום יום שלנו בעבודה" אומר דודאי, המשמש כסמנכ"ל הטכנולוגיות של Vonage, ספקית מובילה של שירותי תקשורת מבוססי ענן . "בתור מאמין גדול (בין היתר) ב- Get things done ו- Sense of urgency למדתי במהלך הקריירה שלי שההצלחה שלי לא תלויה רק בי. לצוות שאתה בונה סביבך יש משקל רב להצלחה שלך כמנהל. הם אלה שדוחפים וגורמים לדברים לקרות והם אלה שהופכים את ההתנהלות לפרודקטיבית וטובה יותר".

"כ CTO של 600 עובדים ברחבי העולם, אני דואג בראש ובראשונה שיהיה לי מנהל חזק בכל סייט. כשהמנהל חזק הצוות שהוא בונה תחתיו חזק גם הוא. ועם טאלנטס וצוות חזק אפשר לנצח הכל. האצלת סמכויות, הכוונה על ניהול תיעדוף המשימות וחלוקתם בצורה הנכונה בתוך הצוות מאפשרת להתקדם, לשנות ולהגשים חלומות. ואם נעבור גם לצד הפרקטי: היות ורוב חברות ההייטק הן חברות גלובאליות, אני ממליץ להגדיש את ימי ראשון לדברים שלא מספיקים להגיע אליהם ביום יום העמוס. בנוסף, פגישות קבועות עם אנשי מפתח בצוות, הכנת אג'נדה ברורה לפגישות מרובות משתתפים, היכרות טובה עם העובדים גם בצד השני של העולם, גם אם זה כרוך בטיסות מרובות, מועילים כולם בצורה משמעותית לקידום המשימות. וגם שימוש ב Snooz של המייל למועד אחר בו תהיה פנוי יותר לתת מענה או לעשות follow up, יכול לעזור" .

ד"ר צבי גרסטל, סמנכ"ל הנדסה בחברת Synamedia, העוסקת בפיתוח פלטפורמת וידאו קצה אל קצה

"לדעתי מומלץ מאוד לעשות הפסקה מתודית לפחות פעמיים בשנה" משתף ד"ר גרסטל, "כדי לנתח איפה אנחנו עומדים מול היעדים האסטרטגיים שלנו. פסח זו הזדמנות מדהימה לעצור לרגע ולהעריך איפה אנחנו עומדים. כשהחגים מתקרבים אני מסתכל על שלושת עמודי היסוד: הלקוחות שלנו, הטכנולוגיה שלנו והתרבות שלנו. אני בוחן איזה הזדמנויות לא כדאי לנו להמשיך, מה נפסיק לעשות בהיבט של ארגון טכנולוגי ובהיבט התרבות הארגונית שלנו. תרגיל מחשבתי כזה מדגיש למעשה מה באמת חשוב ובמה אנו צריכים להתמקד כארגון גדול. חג שמח".

עמית ביבאס, סמנכ"ל בחברת אופטימוב

ביבאס מספר שהוא עובד בשיטת Inbox zero: "בעצם תיבת המייל שלך היא לוח המשימות שלך. כל מה שנמצא בו הוא משימה פתוחה והמטרה היא למזער את כמות המיילים בכל זמן נתון, אני אובססיבי לזה. פעם בטעות מחקתי אימיילים מהאינבוקס עוד לפני שהספקתי להשלים את הטיפול בהם ורציתי למות. עכשיו יש לי רק 18 אימיילים באינבוקס ומגרד לי כל הגוף, אבל איך שהילדים הולכים לישון אני מוריד את זה לאזור ה- 5-6". ביבאס מספר שאופטימוב היא חברה המפעילה משרדים בארה"ב, אירופה, ישראל וסינגפור. במסגרת תפקידו הוא אחראי על קשר גלובלי ולכן העבודה היא מסביב לשעון כשימי השבתון והחגים אינם חופפים, מה שתמיד מייצר פתח לעוד ועוד מיילים לזרום אליו. "עוד טיפ להתמודדות עם תיבת המייל הוא לבצע על המקום משימות שלוקח פחות מדקה להשלים אותן", הוא מסכם.

דורין שרון, מייסדת MEETINKZ

"על מנת להיות יזמת ולהוביל חברת סטארט-אפ שצומחת בספרינטים" אומרת שרון, " הרי שבכל הפרמטרים נדרש לעבוד מתוכנן, ממוקד, לראות כל הזמן את התמונה הרחבה, לא להפסיק לרגע לחשוב יצירתי ולחלום קדימה. על מנת להצליח להוציא לפועל את כל אלו בראש ובראשונה נדרש תכנון מוקפד. אני בוחרת לתכנן את ריבוי המשימות ברשימות מסודרות. בכל תחילת שבוע אני מכינה רשימת משימות שבועית, הרשימה מכילה לפחות משימה אחת מאתגרת ביום שחייבת להיות משמעותית וכזאת שמסוגלת "להזיז את המחוג" , כלומר לייצר ערך של שינוי משמעותי לחברה". עוד הוסיפה "בכל תחילת יום אני מכינה את רשימת המשימות היומית ומקפידה למחוק בהנאה משימה שבוצעה, לקחת נשימה ולטרוף את המשימה הבאה. אם המטרה הושגה, חשוב לזכור תמיד לחגוג, אפילו אם מדובר בניצחון קטן. ברמה הניהולית אני מקפידה לקיים ישיבות סטטוס עם הצוות של לא יותר מ30 דקות על מנת שיהיו ממוקדות ויעילות. כמו כן איש הצוות יודע בדיוק על מה הפגישה וצריך להגיע אליה מוכן על מנת שנוכל למצות את ה- 30 דקות בצורה המרבית. משימות שנכנסות ויכולות לקבל מענה ע"י אחד מאנשי הצוות, מועברות להמשך טיפול שלו. אני מאמינה כי השולחן של מנהלים בכירים לעולם לא יתנקה, אבל תמיד חשוב לתעדף ולהבחין מה חשוב, מה דחוף ומה יכול להמתין וכל הזמן להזיז את המשימות למקום הנכון ובכך להשיג צמיחה מתמדת".

איה לחמי מנכלית איה לחמי יועצים, ייעוץ ארגוני לסטרטאפים

לחמי ממליצה מנגד לייעל פגישות עבודה: " אם יש פגישות שהוזמנתי אליהם רק כדי שאהיה שם, עדיף לא להגיע. תגיעו לפגישות רק כדי לספר משהו חדש. כמו כן, כדאי לא לקיים פגישות חשיבה עם יותר מ 10 אנשים פגישות מרובות משתתפים הן לא יעילות".

שירי גרין-אלגביש, מנכ"לית רשת היזמות OpenValley

אחת השיטות ששירי גרין-אלגביש, מנכ"לית רשת היזמות OpenValley עושה בהן שימוש על מנת להבטיח ניהול זמן נכון בדגש על "מנהלת" ולא "מנוהלת על ידי הזמן", באה לידי ביטוי בהרגל הקבוע שלה – והוא "תיכנון הזמן" בכל יום ויום. "עשיתי לי הרגל במסגרתו מדי סוף יום, אני מעיפה מבט בסדר היום המתוכנן למחרת, ובוחנת האם הוא עונה לסדר המשימות המתועדף אצלי באותה נקודת זמן. אני מאמינה כי קיימת משמעות אדירה בקביעת "תוכנית עבודה" שבועית אשר מתוכננת בהתאם למטרות העל התקופתיות. אם תשימו לב, לרב ישנה בכל תקופה, משימת על אחת – העולה בחשיבותה על פני כל היתר. החוכמה היא בתכנון כל יום ויום ובחינה אמיתית של המשימות שלנו, תוך כדי שאנו שואלים את עצמנו "מה מסך כל המשימות אשר נקבעו לאותו היום משרת את אותה משימת על חשובה ומקדם אותה. קיטלוג המשימות על פי ההבחנה בין "החשוב" ל"דחוף", בשילוב תעדוף המשימות ההכרחיות לקידום משימת העל, מסייע לי לרב, ומאפשר לי להניע ולעמוד ביעדים אותם הצבתי לעצמי, תוך הבטחה כי יתר הדברים "המתווספים על הדרך" לא יסיטו אותי מן המטרה הראשית".

דביר כהן, מייסד ומנכ"ל StartPlan

דביר כהן, מייסד ומנכ"ל StartPlan, המתמחה בליווי עסקי לסטארט-אפים, ממליץ על שיטת סדר וארגון המתבססת על השגת ניצחונות "התחילו את היום במשימות החשובות ביותר שייתנו מוטיבציה ודרייב לחסל את כל הרשימה". טיפ נוסף של כהן הוא להחליף את הזיכרון האנושי בדיגיטלי "הניסיון לזכור משימות בעל פה מוביל לשכחה ולדחיינות. הדרך הנכונה היא לתת למוח הדיגיטלי לעבוד בשבילנו - לרשום מידית כל משימה שצפה ולתעדף אותה בלוח הזמנים".

 

עמית בן שחר, מנהל תחום בינה מלאכותית ב-LogMeIn מסכם את הנושא יפה  עם 7 טיפים קצרים וקלים ליישום:

• "ניקוי שולחן" לא עושים רק לפני פסח. צריך להתמיד בו כשגרת חיים יומית.
• לסגל לעצמנו רמת שירותיות גבוהה, שפירושה לעבוד מהיר, להיות ראשונים, להחזיר תשובות לכל מי שמחכה לתשובה, ולא להשאיר דברים פתוחים.
• כל דבר שמצריך תשומת לב מיוחדת והשקעה יותר גדולה, לקבוע יעד לסיום המשימה שכולם מעודכנים לגביו, ולעמוד בזמן שהגדרתי.
• בתחילת כל יום / סוף יום לעשות מעבר נוסף, ולראות שלא השארתי שום דבר פתוח, שישפיע על מהלך היום שאחרי ועל עמידה בשאר המשימות.
• לא להגיד "זה יחכה למחר", כי יש משהו חשוב יותר, כי המשימות ילכו ויצטברו לעוד ועוד משימות אחרות "חשובות יותר", וזה ישתלט על הזמן שלנו.
• להיעזר בכל ערוצי התקשורת. למשל, אם אני צריך לחזור ללקוח, והוא בשיחה ממתינה, אני אשלח לו מייל או וואטסאפ, ואבקש שיחזור אליי כשהוא מתפנה.
• להטמיע את כל הדברים האלה אצל העובדים שלי. כאשר כל הארגון מכוון לסיום משימות באופן מהיר, גם אצלי לא יישארו דברים פתוחים.